Van start met Cashaca - Aankopen (deel 1)

In deze les gaan we dieper in op het menu ‘Aankopen’. Omdat we onze lessen kort proberen te houden zal het onderwerp kosten over verschillende lessen gespreid worden. In deze email focussen we ons op het invoeren van een nieuwe aankopen bij leveranciers in België.

Nieuwe aankopen geef je in via menu ‘Aankopen’ > ‘Nieuwe aankoop’. Het scherm om aankopen in te geven is zeer gelijkaardig aan het scherm om verkopen in te geven. Er worden wel extra vragen gesteld dan bij de invoer van verkopen om te voldoen aan de eisen van de BTW administratie.

Type aankoop

Er bestaan vier type dingen die je als bedrijf aankoopt:

1. Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen: dit zijn producten die je aankoopt om later door te verkopen aan jouw klanten of die je aankoopt om om te vormen tot een product dat je aan je klanten kan verkopen. Let op: dit geldt enkel voor fysieke goederen. Diensten worden steeds aan "diensten" toegekend.
2. Investeringen: dit zijn toestellen/gebouwen/producten die je aankoopt en die je langer dan één jaar gaat gebruiken. Als je dit type selecteert zal Cashaca je naar een afschrijvingstermijn vragen. Dit is de levensduur van het voorwerp: hoeveel jaren denk je het aangekochte product te kunnen gebruiken. Op zich is elke keuze correct zolang je dit logisch kan uitleggen. Toch stelde de belastingdienst enkele richtlijnen op (waar je van kan afwijken).
3. Kantoor en gebouwen: 33 jaar
4. Industriële gebouwen: 20 jaar
5. Meubilair en machines: 10 jaar
6. Rollend materieel: 5 jaar
7. Klein materiaal: 3 jaar
8. Overige goederen: producten die je aankoopt om jouw te ondersteunen in jouw bedrijfsactiviteiten maar die minder dan een jaar meegaan (bv. pennen, papier, …)
9. Diensten: niet materiële aankopen, bv. elektriciteit, telefoonabonnement, verzekeringen, …

Gedeelte privé gebruik

Het komt vaak voor dat je als zelfstandigen een aankoop doet die zowel jouw zakelijke activiteiten als jouw privé leven ten goede komt. Denk hierbij aan een telefoonabonnement of elektriciteitsrekening. Bij deze aankopen mag je enkel het gedeelte bestemd voor jouw zakelijke activiteiten aftrekken als kosten in de belastingaangifte.

Bij het ingeven van een nieuwe aankoop vraagt Cashaca dan ook of een deel van de aankoop voor privé gebruik bestemd is. Er bestaan hierond geen wettelijk richtlijnen; enkel dat je een waarheidsgetrouw percentage moet gebruiken. Wat van belang is is dat je naar de belastingdienst toe kan bewijzen dat de gebruikte percentages logisch zijn. Het is dan ook belangrijk om bij elke gelijkaardige factuur dezelfde percentages te gebruiken.

Voor verwarming, elektriciteit en dergelijke wordt vaak de verhouding van de oppervlakte van het bureau t.o.v. de oppervlakte van de rest van de woning gebruikt. Opgepast bij huurcontracten: vaak staat hierin vermeld dat je de huur niet mag aangeven als beroepskosten omdat de verhuurder van het pand dan in een ander belastingstelsel terecht komt. In deze situatie mag u wel nog steeds verwarming, elektriciteit en dergelijke inbrengen als kost.

Andere parameters

In principe mag je steeds 100% van het beroepsgedeelte van jouw aankopen aftrekken.

Toch bestaan er enkele uitzonderingen in categorieën waar er al eens gefoefeld wordt: auto, restaurantkosten, relatiegeschenken. Bij dit type kosten mag je niet het hele beroepsgebruik bij de berekening van jouw belastbare winst in mindering brengen.

Verder kan je bij standaardkosten de BTW op het beroepsgedeelte 100% terugtrekken. Net als bij de berekening van de belastbare winst bestaan hier echter uitzonderingen op.

Om je hierin te helpen heeft Cashaca subcategorieën van kosten voorgedefinieerd waarbij de aftrekbaarheid van de BTW en de winstbelasting reeds is ingesteld. Het volstaat dus dat je jouw aankopen aan de juiste categorie toewijst en Cashaca doet de rest.

Bewijs van kosten

Het volstaat niet om jouw kosten waarheidsgetrouw in jouw boekhouding op te nemen. Je moet ook steeds een bewijsstuk 7 jaar bijhouden. Om dit omslachtig werkje te vergemakkelijken kan je in Cashaca een factuur (of ander bewijs) als bijlage aan je boeking toevoegen zodat je dit bewijs steeds snel terug kan vinden indien hier een vraag tijdens de belastingcontrole naar komt.

Om BTW te kunnen aftrekken heb je steeds een factuur als bewijs nodig. Zonder factuur kan je geen BTW terugtrekken. Voor de winstbelasting is elk bewijs (zoals een ontvangen rekening of rekeninguittreksel) voldoende.

Daarom vragen we bij het invoeren van een aankoop ook of je beschikt over een geldige factuur. Mocht je dit niet hebben dan zullen we de aankoop zo voor jou verwerken dat je de BTW niet terugtrekt.

Leverancier informatie

Ten laatste moet je bij het invoeren van een aankoop informatie over de leverancier opnemen. Cashaca onthoudt deze informatie zodat je deze later opnieuw kan gebruiken. Bij aankoop bij leveranciers in het buitenland hoort nog extra uitleg maar dit zal behandeld worden in de volgende les.

‍