Van start met Cashaca - BTW aangifte & resultatenrekening
In deze les gaan we dieper in op de BTW aangifte en de resultatenrekening
5
In deze les gaan we dieper in op het menu ‘Verkopen’ in Cashaca.
Een factuur opstellen doe je via het menu Verkopen' > 'Nieuwe factuur'. Een geregistreerde factuur zal Cashaca automatisch als een verkoop opnemen in jouw boekhouding. Bij zakelijke klanten is het verplicht een factuur op te stellen. Bij verkoop aan particulieren mag je kiezen. Bij verkopen aan particulieren heb je ook de keuze om te werken via een dagontvangstenboek. Dit kan ook digitaal in Cashaca.
Bij zakelijke klanten ben je verplicht een BTW nummer te vermelden op de factuur. Indien je het BTW nummer niet kent moet je als type klant "Particulier (of instelling zonder BTW nummer)" aanduiden. Voor bestaande klanten moet de klanteninformatie niet opnieuw worden ingevoerd. Het volstaat de klantennaam te selecteren in het uitklapbare invoerveld.
Wanneer je verkoopt aan buitenlandse EU klanten met een geldig BTW nummer (of klanten buiten Europa) moet je geen BTW aanrekenen. Cashaca kijkt in dit geval in de achtergrond steeds na of het opgegeven BTW nummer geldig is. Bij dit soort facturen moeten er op de factuur ook enkele extra wettelijke bepalingen worden vermeld die aangeven waarom je geen BTW aanrekent. Cashaca voegt deze tekst automatisch toe aan jouw facturen.
Verder is er de optie 'Medecontractant: verlegging Belgische BTW naar klant'. Deze optie duid je aan als niet jij, als verkoper, maar de koper de BTW moet betalen. Deze optie wordt vooral gebruikt binnen de bouwsector.
Hieronder wijzen we jou graag nog op enkele verborgen functionaliteiten die het opstellen van een factuur makkelijker kunnen maken.
Nadat je op de knop 'Factuur aanmaken' hebt geklikt bestaat de mogelijkheid om de factuur af te drukken of deze door Cashaca per email te laten versturen. Wanneer Cashaca per email de factuur verstuurt wordt er bijgehouden wanneer jouw klant de laatste keer factuur heeft bekeken. Zo kan je opvolgen of de factuur goed ontvangen werd.
Je hebt ook de mogelijkheid om de pdf-versie van de factuur als een bijlage aan de e-mail te hangen. Tot slot kan je bij niet-betaling van de factuur automatisch een herinneringsemail laten verzenden bij het verstrijken van de betalingstermijn.
Je hebt misschien al vernomen dat vanaf 2026 facturen tussen twee belastingplichten niet langer per e-mail en pdf mogen verstuurd worden. Je facturatie moet vanaf die datum via het "Peppol-netwerk" verlopen. Gezien de vele voordelen van elektronisch factureren bestaat deze optie vandaag al in Cashaca. Bij instellingen kan je je reeds gratis registreren bij Peppol. Eens geregistreerd zal je naast de knop "E-mail" de knop "Peppol" zien verschijnen. Dit is enkel bij klanten die ook reeds op het Peppolnetwerk zijn aangesloten. In dit geval volstaat het om op “Peppol” te klikken om je factuur via deze weg te versturen.
Alle verkopen waarvoor je geen factuur opstelt moeten worden opgenomen in het dagontvangstenboek. Klassiek is dit een papieren boek waarin je per dag het totaalbedrag van de verkopen noteert. Dit zijn dus alle verkopen zonder factuur, die cash of via bankkaart betaald worden. Sinds enkele jaren is het echter mogelijk om dit boek digitaal bij te houden. Cashaca biedt dit aan.
Je kan jouw dagontvangsten in jouw digitale dagontvangstenboek invoeren via het menu 'Verkopen' > 'Nieuwe dagontvangst'. Let op. De wetgeving rond digitale dagontvangsten is streng. Zo mag de software waarmee je werkt het niet mogelijk maken om ingevoerde informatie later te verwijderen of aan te passen. Jouw dagontvangsten in Excel bijhouden mag dus niet. Het Cashaca digitale dagontvangstenboek voldoet aan alle wettelijke bepalingen.
In het dagontvangstenboek vul je elke dag minstens het totaalbedrag aan verkopen zonder factuur in. Je mag elke verkoop ook apart in het dagontvangstenboek opnemen indien dit je helpt om het overzicht te bewaren. Daar is één belangrijke uitzondering op: verkopen ter waarde van 250 euro of meer moet je verplicht apart opnemen.
Als je een dagontvangstenboek gebruikt moet je verplicht elke dag een bedrag invoeren. Op dagen zonder verkopen moet je dus effectief nul euro invoeren. Best een werkje indien je slechts sporadisch verkopen hebt. Cashaca zal je daarom dus voorstellen om de dagen die je niet invult op te vullen met het saldo nul.
Ook hier opgelet. Deze nulwaarden kan je nadien niet meer verwijderen. Je kan deze enkel nog corrigeren zoals hieronder beschreven.
Wat nu als je een fout hebt gemaakt? Of wat als je een verkoop in jouw dagontvangstenboek hebt opgenomen voor een klant die nadien toch een factuur van de verkoop wil ontvangen?
Eens een bedrag is opgenomen in jouw dagontvangstenboek kan je deze, zoals beschreven, niet meer verwijderen. Je moet in zo'n geval een extra correctie toevoegen. Dit doe je door in jouw dagontvangstenboek, op de knop naast de dagontvangst die je wilt corrigeren, te klikken. De oude, foutieve versie, van jouw dagontvangst zal dan doorstreept worden maar wel zichtbaar blijven. De correcte versie zal hieronder verschijnen.
Het kan zijn dat jouw facturen buiten Cashaca worden opgesteld of dat je jouw dagontvangstenboek op papier bijhoudt. In dit geval kan je deze verkopen in Cashaca opnemen door in het overzichtsscherm de knop 'Overige verkoop' te gebruiken.
In dit scherm vind je een overzicht van alle verkopen (facturen en dagontvangsten) die in jouw boekhouding zijn opgenomen. Verkopen waarvoor je reeds een betaling ontvangen hebt worden onder kolom 'Status' als groen aangeduid, onbetaalde verkopen als rood. Je kan de ontvangst van een betaling boeken door over de rode bol te gaan en hierop te klikken. Verkopen worden in de BTW aangifte en resultatenrekening opgenomen ongeacht of zij reeds betaald werden of niet.
Creditnota’s worden gebruikt om reeds verstuurde facturen te annuleren, of fouten op reeds verstuurde facturen recht te zetten. Je zal deze functie dan ook maar zelden gebruiken. Bij een creditnota dien jij dus jouw klant terug te betalen.
Het opstellen van een creditnota in Cashaca is volledig gelijk aan het opstellen van een factuur. Creditnota's worden ook opgenomen in de lijst van verkopen, maar dan met een negatief bedrag en rode kleur.
Nog vragen? Als Cashaca gebruiker kan je onze gratis fiscale hulplijn contacteren en één van onze adviseurs helpt jou snel verder!
